Definition
Die ORDERS-Nachricht überträgt eine vollständige Bestellung in strukturierter Form. Im Kopf stehen Bestellnummer, Bestelldatum, gewünschter Liefertermin, Lieferanschrift und die beteiligten Partner. Je Position folgen ein LIN-Segment mit der Artikelkennzeichnung — im Handel üblicherweise die GTIN —, ein QTY-Segment mit der Bestellmenge und ein PRI-Segment mit dem vereinbarten Preis, ergänzt um Verpackungs- und Terminangaben. Weil jedes Feld normiert ist, kann das empfangende System die Bestellung ohne Interpretation verbuchen. Der Lieferant antwortet mit ORDRSP und teilt darin mit, ob er die Bestellung vollständig, teilweise oder gar nicht bestätigt.
Warum ist das wichtig?
Die ORDERS ist der Punkt, an dem sich der Nutzen einer EDI-Anbindung zuerst zeigt: Was vorher als PDF kam und abgetippt wurde, liegt jetzt Sekunden nach dem Versand als Auftrag im ERP — ohne Tippfehler, ohne Liegezeit, ohne dass jemand ein Postfach beobachten muss. Bei hoher Bestellfrequenz ist das der größte einzelne Hebel im gesamten Prozess. Ebenso wichtig ist die Gegenrichtung: Die ORDRSP verhindert, dass der Einkäufer mit Mengen plant, die nie geliefert werden. Wer nur die eingehende Bestellung automatisiert und die Antwort weiter manuell erledigt, hebt nur die Hälfte des Effekts.
So funktioniert es
Drei Dinge entscheiden über einen sauberen ORDERS-Prozess. Erstens die Artikelzuordnung: Die GTIN aus der Bestellung muss eindeutig auf einen Artikel im eigenen ERP zeigen — bei Varianten, Bundles und Verpackungseinheiten ist genau das die häufigste Bruchstelle. Zweitens die Preisprüfung: Weicht der Preis in der Bestellung vom hinterlegten Preis ab, muss das automatisch auffallen und nicht erst bei der Rechnungsklärung. Drittens die Antwortfrist: Im Vendor-Modell ist die Frist für die Bestätigung Teil der Vereinbarung, und Absagen oder Mengenkorrekturen gehören in die ORDRSP, nicht in eine E-Mail.
Praxis-Beispiele
• Eine ORDERS über 120 Positionen wird nachts empfangen und automatisch als Auftrag angelegt; am Morgen sieht die Auftragsbearbeitung nur noch die fünf Positionen, bei denen der Bestand nicht reicht. • Der Lieferant bestätigt per ORDRSP 118 Positionen vollständig, eine mit reduzierter Menge und eine als Absage — der Einkäufer plant sofort mit korrigierten Zahlen. • Der Einkäufer verschiebt den Liefertermin einer laufenden Bestellung und sendet dafür eine ORDCHG statt einer neuen ORDERS.
Typische Fehler
• **Artikelmapping über Bezeichnungen:** Die Zuordnung muss über GTIN oder eine vereinbarte Artikelnummer laufen. Zuordnung über Textfelder bricht beim ersten Sortimentswechsel. • **Nur den Empfang automatisieren:** Ohne automatisierte ORDRSP bleibt der manuelle Aufwand auf der Antwortseite und die Frist wird zum Risiko. • **Preisabweichungen durchwinken:** Ein abweichender Preis in der Bestellung wird später zum Rechnungsstreit. Die Prüfung gehört an den Anfang, nicht ans Ende. • **Änderungen als Neubestellung behandeln:** Eine ORDCHG ändert eine bestehende Bestellung. Wer sie als neue ORDERS verarbeitet, erzeugt Dubletten.
Häufige Fragen
Was ist eine ORDERS-Nachricht?+
ORDERS ist die EDIFACT-Nachricht für eine Bestellung. Sie überträgt eine vollständige Purchase Order strukturiert vom System des Einkäufers in das des Lieferanten — mit Bestellnummer, Liefertermin, Adressen sowie Artikel, Menge und Preis je Position — sodass sie ohne manuelle Erfassung als Auftrag verbucht werden kann.
Was ist der Unterschied zwischen ORDERS und ORDRSP?+
ORDERS ist die Bestellung des Einkäufers, ORDRSP die Antwort des Lieferanten darauf. In der ORDRSP wird bestätigt, ob die Bestellung vollständig, mit geänderten Mengen oder Terminen oder gar nicht angenommen wird. Erst beide zusammen ergeben einen geschlossenen Bestellprozess.
Was entspricht ORDERS in ANSI X12?+
Die Transaktion 850 (Purchase Order). Die Bestellantwort ORDRSP entspricht der 855, die Bestelländerung ORDCHG der 860. EDIFACT wird überwiegend in Europa eingesetzt, X12 in Nordamerika.
Wie kommt eine Amazon-Bestellung per EDI ins ERP?+
Im Vendor-Modell sendet Amazon die Purchase Order als ORDERS beziehungsweise X12-850 über den vereinbarten Transportweg — üblicherweise AS2 oder das von Amazon gehostete SFTP. Ein Konverter übersetzt die Nachricht in das Format des ERP, dort wird sie als Auftrag angelegt. Der Lieferant antwortet mit einer ORDRSP innerhalb der vereinbarten Frist.